MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D.LGS. 231/01

 

2F MOTORS SRL

PROCEDURA WHISTLEBLOWING

PROCEDURA DI SEGNALAZIONE DI ILLECITI E IRREGOLARITA’

ALL’ORGANISMO DI VIGILANZA

D.lgs. n. 24 / 2023

 

 

Il Documento è redatto da Sintesi Manager Associati Srl ed è di esclusiva proprietà della

2F MOTORS SRL.

 

Sono severamente vietate la riproduzione, la diffusione e la pubblicazione del documento, in ogni sua parte e in qualsiasi forma, se non espressamente autorizzate.

 

Prima Adozione del Documento Delibera del Consiglio di Amministrazione 19/09/2024

 

 

Sommario

 

  1. Adozione o revisione. 3
  2. Definizioni 3
  3. Natura e scopo della normativa. 5
  4. Finalità. 5
  5. Ambito di applicazione. 6
  6. Responsabilità e diffusione. 7
  7. Oggetto della Segnalazione, della Divulgazione pubblica, della Denuncia. 7
  8. Procedura di gestione delle Segnalazioni 9

8.1. Segnalazione interna. 9

8.2. Segnalazione esterna. 10

8.3. Divulgazione pubblica. 12

8.4. Denuncia all’Autorità giurisdizionale. 12

  1. Esame e valutazione delle Segnalazioni 13
  2. Tutele del Segnalante e del Segnalato. 14

10.1. Tutele del Segnalante. 14

10.2. Tutela del Segnalato e/o di altri soggetti coinvolti 14

  1. La tutela della riservatezza. 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.       Adozione o revisione

Il presente documento costituisce parte integrante e sostanziale del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs. 231/01 e viene letto, discusso, approvato e sottoscritto dall’Organo Amministrativo della 2F MOTORS SRL (di seguito, anche, la “Società”).

 

2.    Definizioni

Fatto salvo quanto previsto dall’articolo 2 del d.lgs. n. 23/2024, al presente documento si applicano le seguenti definizioni.

 

Codice Etico e di Condotta: un documento adottato, ai sensi del d.lgs. n. 231/2001, con cui la 2F MOTORS SRL enuncia l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità della Società rispetto a tutti i soggetti con i quali entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale. Il Codice Etico e di Condotta si propone di fissare standard etici di riferimento e norme comportamentali che i Destinatari del Codice Etico e di Condotta medesimo (così come definiti nello stesso) devono rispettare nei rapporti con la Società ai fini di prevenzione e repressione di condotte illecite.

 

Collaboratori: coloro che agiscono in nome e/o per conto della Società sulla base di un mandato o di altro rapporto di collaborazione (a titolo esemplificativo e non esaustivo: promotori finanziari, stagisti, lavoratori a contratto ed a progetto, lavoratori somministrati, agenti e procacciatori, ecc.).

 

Consulenti: soggetti che esercitano la loro attività in favore della Società in forza di un rapporto contrattuale.

 

G.D.P.R.: Regolamento Europeo 2016/679 in materia di protezione dei dati personali.

 

Decreto: Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

 

D.lgs. 231/01: il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 relativo alla “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica” e successive modifiche e integrazioni.

 

Divulgazione pubblica: le Informazioni sulle violazioni (come di seguito definite) rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

 

Informazioni sulle violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui il Segnalante (come di seguito definito) o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

 

Lavoratori subordinati o dipendenti: lavoratori subordinati o dipendenti, ossia tutti i dipendenti della Società (personale di prima, seconda e terza area professionale; dirigenti; quadri direttivi), con la precisazione che il presente documento si applica anche nelle seguenti ipotesi: (i) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le Informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; (ii) durante il periodo di prova; (iii) successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro, se le Informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro.

 

Modello Organizzativo: Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs. n. 231/2001.

 

Organismo di Vigilanza: organismo previsto ai sensi degli artt. 6, comma 1, lettera b) e 7 del d.lgs. 231/2001, cui è affidato il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo e di curarne l’aggiornamento.

 

Piattaforma Whistleblowing: strumento informatico per la gestione delle Segnalazioni (come di seguito definite).

 

Segnalante: la persona fisica che effettua una Segnalazione (come di seguito definita) o una Divulgazione pubblica di Informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

 

Segnalazione: qualsiasi notizia avente per oggetto presunti rilievi, irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e di Condotta e/o nel Modello Organizzativo.

 

Segnalazione anonima: qualora le generalità del Segnalante non siano esplicitate né altrimenti individuabili.

 

Segnalazione aperta: qualora il Segnalante sollevi apertamente un problema senza limiti legati alla propria riservatezza.

 

Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta o orale, delle Informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di Segnalazione esterna di cui all’articolo 7 del Decreto;

 

Segnalazione interna: la comunicazione, scritta o orale, delle Informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di Segnalazione interna di cui all’articolo 4 del Decreto;

 

Segnalazione riservata: qualora l’identità del Segnalante non sia esplicitata, ma è tuttavia possibile risalire alla stessa in specifiche e determinate ipotesi indicate nel Decreto.

 

Segnalazione in mala fede: la Segnalazione fatta al solo scopo di danneggiare o, comunque, recare pregiudizio al soggetto segnalato e/o alla Società e, pertanto, segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si rivelano infondate.

 

Sottoposti: persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di un soggetto in posizione apicale ex art. 5 comma 1 lett. b) del d.lgs. n. 231/2001.

 

Violazioni: comportamenti, atti od  omissioni  che  ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che consistono in: i) condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001 o violazioni del Modello Organizzativo e del Codice Etico e di Condotta; ii) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento  del  terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;  salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; iii) atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’unione europea (articolo 325 TFUE); iv) atti e omissioni riguardanti la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali nel mercato interno, comprese violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di: (a) concorrenza; (b) aiuti di Stato; (c) imposte sulle società; (d) atti o comportamenti che vanificano oggetto e finalità delle disposizioni UE di cui ai punti 3, 4 e 5 (articolo 26, par. 2 TFUE).

 

3.         Natura e scopo della normativa

In linea con le norme esistenti in altri Paesi della Comunità Europea, in data 29 dicembre 2017 è entrata in vigore la legge n. 179 “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale, Serie Generale n. 291 del 14 dicembre 2017).

 

Successivamente, in attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali, è stato emanato il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, il quale disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

 

In particolare, la nuova disciplina è orientata, da un lato, a garantire la manifestazione della libertà di espressione e di informazione, che comprende il diritto di ricevere o di comunicare informazioni nonché la libertà e il pluralismo dei media. Dall’altro lato, è uno strumento per contrastare (e prevenire) la corruzione, la cattiva amministrazione e la prevenzione di violazioni di legge nel settore pubblico e privato.

 

L’attività di prevenzione mira a risolvere problematiche che potrebbero diventare molto complesse e rappresentare un pericolo per la Società, con una procedura interna, adeguatamente strutturata e con la necessaria tempestività.

 

Pertanto, la Società – viste altresì le “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”, approvate con Delibera n°311 del 12 luglio 2023 – ha messo a disposizione dei Segnalanti una sezione del portale aziendale attraverso cui effettuare le Segnalazioni, “Piattaforma Whistleblowing”, idoneo a garantire, con rigide modalità tecnico-informatiche, la necessaria riservatezza dell’identità del Segnalante nelle attività di gestione delle Segnalazioni.

 

La suddetta Piattaforma Whistleblowing è disponibile attraverso i canali informativi aziendali al seguente link: https://whistleblowersoftware.com/secure/2fmotors.

 

4.    Finalità

La presente procedura ha lo scopo di istituire chiari e identificati canali informativi idonei a garantire la ricezione, l’analisi e il trattamento di Segnalazioni aperte, anonime e riservate, interne od esterne, relative ad ipotesi di condotte illecite indicate all’articolo 7 della presente procedura e/o rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/01 e/o alle violazioni del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico e di Condotta e/o alle Violazioni (come sopra definite) e di definire le attività necessarie alla loro corretta gestione.

 

La presente procedura, inoltre, è tesa a:

 

  • garantire la riservatezza dei dati personali del Segnalante e del presunto responsabile della Violazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall’autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della Segnalazione, o comunque i procedimenti disciplinari in caso di Segnalazioni effettuate in male fede;
  • tutelare adeguatamente il Segnalante contro condotte ritorsive e/o discriminatorie dirette o indirette per motivi collegati “direttamente o indirettamente” alla Segnalazione;
  • assicurare per la Segnalazione un canale specifico, indipendente e autonomo.

 

5.    Ambito di applicazione

La presente normativa si applica ai:

  • soci/azionisti;
  • lavoratori subordinati;
  • lavoratori autonomi;
  • liberi professionisti e consulenti;
  • volontari, tirocinanti (retribuiti o meno);
  • persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza e rappresentanza, ad esempio i componenti dell’Organismo di Vigilanza, con la precisazione che la tutela si applica non solo se la Segnalazione, la Denuncia o la Divulgazione pubblica avvenga in costanza del rapporto di lavoro o di altro tipo di rapporto giuridico, ma anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto giuridico.

 

Pertanto, la tutela si estende:

 

  • quando i rapporti giuridici non sono ancora iniziati, se le Informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi pre-contrattuali;
  • durante il periodo di prova;
  • successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le Informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso dello stesso rapporto giuridico (art.3, co.4 del Decreto).

 

La tutela è riconosciuta, oltre ai suddetti soggetti, anche a soggetti diversi da chi segnala, Denuncia o effettua Divulgazioni pubbliche, ossia a:

 

  • facilitatore: persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di Segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
  • persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, denunciante o di chi effettua una Divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
  • colleghi di lavoro del Segnalante, denunciante o di chi effettua una Divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
  • enti di proprietà – in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi – del Segnalante, denunciante o di chi effettua una Divulgazione pubblica;
  • enti presso i quali il Segnalante, denunciante o chi effettua una Divulgazione pubblica lavorano;
  • enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante, denunciante o di chi effettua una Divulgazione pubblica.

 

6.         Responsabilità e diffusione

La presente procedura è parte integrante e sostanziale del Modello Organizzativo e, dunque, è approvata dall’Organo Amministrativo della 2F MOTORS SRL che, su eventuale proposta dell’Organismo di Vigilanza, ha anche la responsabilità di aggiornarla ed integrarla.

 

Il Documento è accessibile in formato elettronico sul sito web della Società:

 

www.2fmotors.com

 

Le medesime modalità di diffusione sopra enunciate saranno adottate per le revisioni e le integrazioni successive della procedura.

 

Inoltre, al fine di garantire una gestione consapevole, accurata e professionale delle Segnalazioni, la Società effettuerà – attraverso il coinvolgimento di professionisti ad hoc – un’attività di formazione e informazione ai soggetti interni ed esterni a vario titolo coinvolti circa la natura e i presupposti del Decreto nonché le implicazioni etiche, legali e di riservatezza che scaturiscono dalle procedure di Segnalazione.

 

7.    Oggetto della Segnalazione, della Divulgazione pubblica, della Denuncia

Sono oggetto di Segnalazione, Divulgazione pubblica o Denuncia le Informazioni sulle violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società.

 

Le informazioni possono riguardare sia le Violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.

 

Le Segnalazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

 

  • condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001;
  • violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della Società e del Codice Etico e di Condotta;
  • violazioni del diritto dell’Unione Europea (illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al Decreto e tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione; atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea – art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE; atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali – violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale).

Le Segnalazioni che saranno prese in considerazione sono soltanto quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente dal Segnalante, non basati su motivi personali e specifici. Non sono sufficienti i meri sospetti e le voci di corridoio. In mancanza del rispetto di tali condizioni, alcuna tutela potrà essere garantita, né nei confronti del Segnalante né nei confronti di soggetti diversi dal Segnalante.

 

Non possono essere oggetto di Segnalazione, Divulgazione pubblica o Denuncia:

 

  • le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante o della persona che ha sporto una Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
  • le Segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al Decreto;
  • le Segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

 

È necessario che la Segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la delibazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le Segnalazioni nella Società nonché da parte di ANAC.

 

In particolare, è necessario risultino chiare:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della Segnalazione;
  • la descrizione del fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;
  • un rapporto di consequenzialità tra Segnalazione, Divulgazione e Denuncia effettuata e le misure ritorsive subite.

 

Si precisa altresì l’utilità di allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

 

Ferme restando le specifiche ipotesi di limitazione di responsabilità, la tutela prevista in caso di ritorsioni non è garantita quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o, comunque, per i medesimi reati commessi con la Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

 

Alla luce di queste indicazioni, la Segnalazione può, quindi, essere ritenuta inammissibile per:

 

  • mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della Segnalazione;
  • manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal legislatore;
  • esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione agli uffici o alla persona preposti;
  • produzione di sola documentazione senza la Segnalazione vera e propria di Violazioni.

Una volta verificata la procedibilità e l’ammissibilità della Segnalazione, il gestore della Segnalazione avvia l’istruttoria interna sui fatti e sulle condotte segnalate al fine di valutarne la fondatezza.

 

8.         Procedura di gestione delle Segnalazioni

8.1. Segnalazione interna

Sentite le rappresentanze e le organizzazioni sindacali, la 2F MOTORS SRL ha attivato un proprio canale di Segnalazione interna (la Piattaforma Whistleblowing) che garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.

 

La gestione del canale di Segnalazione è affidata ad un soggetto qualificato dalla normativa come “interno”, autonomo e specificamente formato, ossia all’Organismo di Vigilanza nominato dalla Società.

 

Le Segnalazioni sono effettuate in forma scritta, attraverso la Piattaforma Whistleblowing, oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta del Segnalante, mediante un incontro diretto con il gestore della Segnalazione fissato entro un termine ragionevole dalla suddetta richiesta.

 

Il canale di Segnalazione interno garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza.

 

È raccomandabile indicare nell’oggetto della Segnalazione che di tratta di Segnalazione ai sensi del Decreto per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele per il Whistleblower.

 

Nell’ambito della gestione del canale di Segnalazione interna, il soggetto al quale è affidata la gestione del canale di Segnalazione interna svolge le seguenti attività:

 

  • rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
  • mantiene le interlocuzioni con il Segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
  • garantisce un diligente seguito alle Segnalazioni ricevute;
  • fornisce riscontro alla Segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.

 

La Segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso da quello indicato sarà trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona Segnalante.

 

Una volta valutata l’ammissibilità della Segnalazione, il gestore della Segnalazione avvia l’istruttoria interna sui fatti o condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi.

 

All’esito dell’istruttoria, viene fornito un riscontro alla Segnalazione, dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla Segnalazione e dei motivi della scelta effettuata.

 

Il Segnalante sarà informato dell’esito della Segnalazione entro il termine di tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.

 

Sebbene la Società, in conformità al proprio Codice Etico e di Condotta, ritenga preferibili le Segnalazioni trasmesse in forma palese sono, tuttavia, ammesse anche Segnalazione anonime, come sopra descritto.

 

Nel caso di ricezione di segnalazioni anonime, si specifica che le stesse, qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione, possono essere equiparate dall’impresa alle Segnalazioni ordinarie e, in quanto tali, possono essere trattate in conformità ai regolamenti interni, laddove eventualmente implementati.

In ogni caso, le segnalazioni anonime dovranno essere registrate dal gestore della Segnalazione e la documentazione ricevuta dovrà essere conservata.

 

Al termine di tale attività in ogni caso l’Organismo di Vigilanza è tenuto a informare i vertici dell’ente o le funzioni competenti, affinché possano adottare i conseguenti provvedimenti (ad esempio, di natura sanzionatoria o disciplinare).

 

8.2. Segnalazione esterna

La persona Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

  • non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di Segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del d.lgs. 24/2023;
  • la persona Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
  • la persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  • la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

A tal fine, l’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) ha attivato un canale di Segnalazione esterna che garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. La medesima riservatezza viene garantita anche quando la Segnalazione viene effettuata attraverso canali diversi da quelli indicati nel primo periodo o perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento delle Segnalazioni, al quale viene in ogni caso trasmessa senza ritardo.

 

Le Segnalazioni esterne sono effettuate:

  • in forma scritta tramite la piattaforma informatica; oppure
  • in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale; ovvero
  • su richiesta del Segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

 

La piattaforma informatica consente, in modo informatizzato, la compilazione, l’invio e la ricezione del modulo della Segnalazione. Per la trasmissione all’ANAC delle segnalazioni esterne effettuate in forma scritta il Segnalante dovrà avvalersi prioritariamente della piattaforma informatica disponibile nel sito istituzionale dell’Autorità, compilando il modulo all’uopo predisposto.

 

Cliccando sul seguente link il Segnalante può accedere al Regolamento per la gestione delle Segnalazioni esterne e per l’esercizio del potere sanzionatorio ANAC – del n. 301 – 12.7.2023: https://www.anticorruzione.it/-/regolamento-segnalazioni-esterne-ed-esercizio-potere-sanzionatorio-anac-del.301.2023

 

Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma informatica, il Segnalante inserisce nella sezione “identità” le informazioni che lo identificano e le informazioni in suo possesso per identificare eventuali altri soggetti citati nella Segnalazione.

 

La Segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona Segnalante.

 

Le Segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti, riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala, e devono contenere tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori della condotta illecita.

 

Il soggetto Segnalante è tenuto quindi a riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività, indicando, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

 

  • riferimenti sullo svolgimento dei fatti (es. data, luogo, contesto di riferimento), ogni informazione o prova che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato;
  • generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato;
  • generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui medesimi fatti oggetto di Segnalazione;
  • eventuali interessi privati collegati o collegabili alla Segnalazione.

 

Una volta trasmessa la Segnalazione, il Segnalante riceverà un codice identificativo univoco di 16 caratteri alfanumerici (key code), generato in modo casuale e automatico, che gli permetterà di accedere alla propria Segnalazione, di mantenere il contatto con ANAC relativamente alla Segnalazione, di conoscerne gli esiti e fornire specificazioni o ulteriori documentazione.

 

Eventuali Segnalazioni anonime sono accettate solo qualora siano adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinate.

 

Esse saranno prese in considerazione solo qualora non appaiano, prima facie, irrilevanti, destituite di fondamento o non circostanziate.

 

Restano fermi, in ogni caso, i requisiti della buona fede e della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.

 

Sono escluse dalla possibilità di segnalare ad ANAC le organizzazioni sindacali rappresentative della Società. Resta fermo per queste ultime la possibilità di comunicare ad ANAC le ritorsioni, sia se esse sono conseguenza di una Segnalazione, Denuncia o Divulgazione pubblica dagli stessi effettuata in qualità di lavoratori, sia se assumono il ruolo di facilitatori, non spendendo la sigla sindacale, e quindi subiscono ritorsioni per aver fornito consulenza e sostegno al Segnalante, denunciante o che ha effettuato una Divulgazione pubblica.

 

8.3. Divulgazione pubblica

La Divulgazione pubblica delle violazioni deve avvenire nel rispetto delle condizioni poste dal legislatore affinché poi il soggetto che la effettua possa beneficiare delle tutele riconosciute dal Decreto.

 

Pertanto, la protezione sarà riconosciuta se al momento della divulgazione ricorra una delle seguenti condizioni:

 

  • ad una Segnalazione interna, a cui la Società non ha dato riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla Segnalazione nei termini previsti (tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione), ha fatto seguito una Segnalazione esterna all’ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al Segnalante entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della Segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);
  • la persona ha già effettuato direttamente una Segnalazione esterna all’ANAC, la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al Segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla Segnalazione entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della Segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);
  • la persona effettua direttamente una Divulgazione pubblica in quanto sulla base di motivazioni ragionevoli e fondate alla luce delle circostanze del caso concreto, ritiene che la Violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si pensi, ad esempio, ad una situazione di emergenza o al rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne gli effetti;
  • la persona effettua direttamente una Divulgazione pubblica poiché sulla base di motivazioni ragionevoli e fondate alla luce delle circostanze del caso concreto ritiene che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito perché, ad esempio, teme che possano essere occultate o distrutte prove oppure che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

 

8.4. Denuncia all’Autorità giurisdizionale

I soggetti tutelati potranno rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui questi siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.

 

9.         Esame e valutazione delle Segnalazioni

Il soggetto preposto alla ricezione e all’analisi delle Segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza.

 

Lo stesso provvede all’esame nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività sia ritenuta opportuna.

 

L’Organismo di Vigilanza svolge direttamente tutte le attività volte all’accertamento dei fatti oggetto della Segnalazione.

 

Lo stesso può anche avvalersi del supporto e della collaborazione di strutture e Funzioni aziendali quando, per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento, come anche di consulenti esterni, esperti delle tematiche emerse.

 

In ogni caso, durante tutta la gestione della Segnalazione è fatto salvo il diritto alla riservatezza garantito al Segnalante.

 

Ove gli approfondimenti effettuati evidenzino situazioni di Violazioni (ivi comprese violazioni del Modello Organizzativo o del Codice Etico e di Condotta), ovvero lo stesso abbia maturato il fondato sospetto di commissione di un reato, si procede tempestivamente e senza indugio alla comunicazione della Segnalazione e delle proprie valutazioni all’organo amministrativo e agli organi di controllo (qualora nominati).

 

L’Organismo di Vigilanza, inoltre, informa il Segnalante non anonimo sugli sviluppi del procedimento tramite la piattaforma Whistleblowing o con lo stesso mezzo attraverso cui si è ricevuta la Segnalazione, tenendo conto dell’obbligo della confidenzialità delle informazioni ricevute, anche per ottemperanza agli obblighi di legge, che impediscano la divulgazione delle risultanze in ambiti esterni.

 

Le Segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al Segnalato, nonché ogni altra forma di abuso del presente documento, sono fonte di responsabilità del Segnalante, in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti, in particolar modo se venga accertata l’infondatezza di quanto segnalato e la strumentale e volontaria falsità di accuse, rilievi, censure, ecc.

 

A tal fine, qualora nel corso delle verifiche la Segnalazione ricevuta si riveli intenzionalmente diffamatoria, nonché la Segnalazione si riveli infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, in coerenza con quanto sopra descritto, la Società potrà applicare idonei provvedimenti disciplinari.

 

Al fine di garantire la ricostruzione delle diverse fasi del processo e la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle sue funzioni istituzionali, l’Organismo di Vigilanza è tenuto a documentare, mediante la conservazione di documenti informatici e/o cartacei, le Segnalazioni ricevute.

 

I documenti in formato elettronico sono conservati a cura dell’Organismo di Vigilanza in modalità protetta e accessibili esclusivamente allo stesso, nonché ai soggetti espressamente autorizzati.

 

In caso di Segnalazioni prodotte in evidente malafede, l’Organismo di Vigilanza si riserva di archiviare le stesse cancellando i nomi e gli elementi che possano consentire l’identificazione dei soggetti Segnalati.

10.     Tutele del Segnalante e del Segnalato

10.1. Tutele del Segnalante

In ottemperanza alla normativa di riferimento ed al fine di favorire la diffusione di una cultura della legalità e di incoraggiare la Segnalazione degli illeciti, 2F MOTORS SRL assicura la riservatezza dei dati personali del Segnalante e la confidenzialità delle informazioni contenute nella Segnalazione e ricevute da parte di tutti i soggetti coinvolti nel procedimento e garantisce, inoltre, che la Segnalazione non costituisca di per sé violazione degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro.

 

In particolare:

 

  • nell’ambito del procedimento penale, l’identità del Segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 c.p.p.;
  • nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei Conti, l’identità del Segnalante non può essere rilevata fino alla chiusura della fase istruttoria;
  • nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante non può essere rilevata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

 

In particolare, la gestione della Segnalazione è informatizzata e si ricorre a strumenti di crittografia; la Segnalazione e la documentazione allegata sono sottratti al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli articoli 22 e ss. della L.n. 241/1990 e accesso civico generalizzato ex art. 5 del d. lgs. n. 33/2013; e sono rispettati i principi in materia di protezione dei dati personali (a prescindere dalla modalità con cui avviene la Segnalazione e anche laddove la Segnalazione pervenga a personale diverso da quello autorizzato e competente al trattamento della stessa, a cui la Segnalazione va trasmessa senza ritardo).

 

Affinché possa essere rivelata l’identità del Segnalante, oltre al consenso espresso dallo stesso, si richiede una comunicazione scritta delle ragioni di tale rivelazione:

 

  • nel procedimento disciplinare laddove il disvelamento dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare;
  • nei procedimenti instaurati in seguito a Segnalazioni interne o esterne laddove la rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

 

Con riferimento alla Divulgazione pubblica, la protezione della riservatezza non si applica nel caso in cui il Segnalante abbia intenzionalmente rivelato la propria identità mediante piattaforme (ad es. web o social media) o laddove lo stesso sia rivolta ad un giornalista. In tal caso, resteranno ferme le norme sul segreto professionali dei giornalisti, con riferimento alla fonte della notizia.

 

Nel caso in cui, invece, colui che effettua la Divulgazione non riveli la propria identità (ad es. utilizzi uno pseudonimo o un nickname nel caso di social) tali divulgazioni saranno equiparabili alle Segnalazioni anonime. Tali Segnalazioni verranno comunque estrapolate / registrate / catalogate e conservate dalla Società che ne viene conoscenza e dall’ANAC.

 

10.2. Tutela del Segnalato e/o di altri soggetti coinvolti

In conformità con la normativa vigente, la Società ha adottato le stesse forme di tutela a garanzia della privacy del Segnalante anche per il presunto responsabile della Violazione, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge che imponga l’obbligo di comunicare il nominativo del Segnalato (es. richieste dell’Autorità giudiziaria, ecc.).

 

Inoltre, la Società tutela la riservatezza del facilitatore che assiste il Segnalante e, pertanto, dei soggetti differenti dal Segnalato ma menzionati nella Segnalazione, tramite il ricorso a strumenti di crittografia.

 

La suddetta riservatezza è garantita anche laddove la Segnalazione sia effettuata in forma orale tramite linee telefoniche o, in alternativa, sistemi di messaggistica vocale, ovvero, su richiesta del Segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

 

Sono rispettati, pertanto, i principi in materia di protezione dei dati personali a prescindere dalla modalità con cui avviene la Segnalazione e anche laddove la Segnalazione pervenga a personale diverso da quello autorizzato e competente al trattamento della stessa (a cui la Segnalazione va trasmessa senza ritardo).

 

11.     La tutela della riservatezza

2F MOTORS SRL, in qualità di titolare del trattamento, nonché i responsabili e le persone autorizzate, trattano i dati personali nel rispetto dei seguenti principi fondamentali:

 

  • i dati vengono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dei soggetti interessati («liceità, correttezza e trasparenza»);
  • i dati vengono raccolti solo al fine di gestire e dare seguito alle Segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce effettuate da parte dei soggetti tutelati dal d.lgs. 24/2023 («limitazione della finalità»);
  • si garantisce che i dati siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»). A tal riguardo, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non saranno raccolti o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati senza indugio;
  • si assicura che i dati siano esatti e, se necessario, aggiornati; sono state adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti relativi alla specifica Segnalazione, Divulgazione pubblica o Denuncia che viene gestita («esattezza»);
  • i dati sono conservati in una forma che consente l’identificazione degli interessati per il tempo necessario al trattamento della specifica Segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione («limitazione della conservazione»).
  • il trattamento è effettuato in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali («integrità e riservatezza»);
  • il modello di gestione delle Segnalazioni è definito in conformità ai principi di protezione dei dati personali. In particolare, tali misure fanno in modo che non siano resi accessibili, in via automatica senza il tramite del titolare del trattamento o soggetto autorizzato, dati personali a un numero indefinito di soggetti;
  • nella fase di progettazione del canale di Segnalazione e dunque prima dell’inizio del trattamento, è effettuata una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati nei casi in cui il trattamento delle Segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce possa comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone interessate al fine di individuare ed applicare le necessarie misure tecniche per evitare tale rischio;
  • viene resa ex ante ai possibili interessati (ad es. segnalanti, segnalati, persone interessate dalla Segnalazione, facilitatori, ecc.) un’informativa sul trattamento dei dati personali mediante la pubblicazione di documenti informativi ad esempio tramite sito web, piattaforma, informative brevi in occasione dell’utilizzo degli altri canali previsti dal decreto;
  • si assicura l’aggiornamento del registro delle attività di trattamento, integrandolo con le informazioni connesse a quelle di acquisizione e gestione delle Segnalazioni;
  • è garantito il divieto di tracciamento dei canali di Segnalazione. Nel caso in cui l’accesso ai canali interni e al canale esterno di Segnalazione avvenga dalla rete dati interna del soggetto obbligato e sia mediato da dispositivi firewall o proxy, è garantita la non tracciabilità – sia sulla piattaforma informatica che negli apparati di rete eventualmente coinvolti nella trasmissione o monitoraggio delle comunicazioni – del Segnalante nel momento in cui viene stabilita la connessione a tali canali;
  • si garantisce, ove possibile, il tracciamento dell’attività del personale autorizzato nel rispetto delle garanzie a tutela del Segnalante, al fine di evitare l’uso improprio di dati relativi alla Segnalazione.